校属各二级学院：
为进一步规范和加强学籍异动管理，提高学籍异动的透明度、即时性、准确性，学籍异动信息做到共享、公开，提高反应力度和灵敏度，防止信息在层级传递中失真，为异动学生的管理做好铺垫，我处现就学籍异动手续管理做出改进，相关措施如下。
一、教务处设置学籍管理QQ群（群名称：武交院学籍联系群
群号：530846636），及时发布学籍相关通知，请各学院学工办主任、辅导员老师加入QQ群反馈信息。
二、设立学籍异动报备机制。教务处发布《学籍异动报备汇总表》，各学院设置联系人，在办理学籍异动手续前一天，将需办理学籍异动手续的学生情况汇总，网报教务处备案。教务处接收确认后，方始办理学籍异动。
三、加强学籍异动反馈机制。在原有的发放《学籍异动通知书》通知学籍异动结果的基础上，依托学籍管理QQ群、OA平台等，实行周报和月报机制。
（一）周报机制。教务处每周清理学籍异动情况，通过学籍管理QQ群向各学院发布申请学籍异动名单、完成学籍异动名单；教务处每日将申请学籍异动，但未完成学籍异动名单公布，预警；
（二）月报机制。教务处每月清理学籍异动情况，通过书面汇总通知、OA公告、学籍管理QQ群向各学院发布。
四、各学院保存学籍异动档案。档案包括学籍异动手续表、通知书、周报汇总等。各学院根据学籍异动档案，及时更新本学院学生名单、花名册、统计材料和其他上报材料数据。
五、建立学籍异动沟通机制。教务处以季度为单位，联系沟通各学院，反馈学籍管理、学籍异动管理的最新政策、办理须知、手续流程、管理要求及各种管理数据。
（一）各学院明晰学籍异动概念。凡学生休学、退学、复学、转学、转专业，均指已到教务处办理完成学籍异动手续。教务处将采取本通知所述各方法，通知并确认学籍异动办理情况。得到教务处的学籍异动通知，即表示学籍异动手续办理完成；
（二）凡本学院准备办理学籍异动的学生，各学院应及时在《学籍异动报备汇总表》中填入其学号等可填信息。《汇总表》将自动生成学生其他信息。各学院完成《学籍异动报备汇总表》后，及时提交教务处备案。
